در هر شرکت و اداره دولتی یا غیر دولتی، هر از گاهی بر اساس نوع و زمینه فعالیت آن شرکت، جلساتی بین مدیران و کارمندان برگزار می‌شود. هرچند که موضوع بحث و نتایج آن در جلسات بالاترین دارای بیشترین سطح اهمیت است اما به هر حال برگزاری هر جلسه‌ای آداب مخصوص به خودش را دارد. نحوه برخورد با افراد، مدیران، کارمندان و مهمانان جلسه، قطعا مهم است. همچنین نحوه پذیرایی جلسات اداری نیز به اندازه خود حائز اهمیت است. تا انتهای این مطلب همراه ما باشید تا باهم درباره آداب برگزاری و پذیرایی جلسات اداری بیاموزیم.
آداب شرکت در جلسات اداری
همانطور که اشاره کردیم، شرکت در جلسات کاری آداب ویژه‌ای دارد. نحوه رفتار با سایر افراد در جایگاه‌های مختلف، شیوه بیان و صحبت درباره هر موضوعی، لباسی که انتخاب می‌کنید، همه و همه آداب و قواعد خاصی دارند. زمانی که شما (چه در جایگاه مدیر و چه در جایگاه یک کارمند) هرکدام از این آداب را بلد بوده و رعایت کنید، عضو باارزشی برای شرکت یا سازمانی که برایش کار می‌کنید به حساب خواهید آمد. این موضوع می‌تواند تاثیر به‌سزایی در موفقیت و ترفیع شما در آن سازمان داشته باشد. همچنین اگر شما مدیر شرکت باشید، شناخته شدن شما به عنوان کسی که آداب و قواعد درست مدیریت جلسات را می‌داند، ارزش شما را در میان سایر افراد بالا می‌برد.
حضور به موقع و زمان بندی درست
یکی از مهم‌ترین آداب هر رویداد و جلسه‌ای، حضور به موقع در آن رویداد است. وقتی راس ساعت مقرر در جلسه حضور پیدا می‌کنید، علاوه بر شخصیت خودتان، میزان اهمیتی که آن جلسه برایتان دارد را به افراد حاضر نشان می‌دهید. اگر محل برگزاری جلسه و مسیر رسیدن به آن برایتان جدید است، قبلا یک بار مسیر را امتحان کنید یا حداقل از طریق نقشه و پرس و جو درباره ترافیک، آن محل را بررسی کنید تا به موقع در محل جلسه حاضر شوید.
زمان‌بندی علاوه بر زمان شروع جلسه، در حین برگزاری آن نیز اهمیت دارد. به عبارت بهتر صحبت‌های خود را در کوتاه‌ترین زمان و در عین حال به طور رسا و قابل درک بیان کنید. کوتاهی کلام به معنای بالا بردن سرعت حرف زدن نیست. بلکه به این معناست که از صحبت‌های بیهوده و حاشیه‌ای پرهیز کرده و مفیدترین موارد لازم را بدون اتلاف وقت شرح دهید. چراکه هم وقت شما و هم وقت سایر افراد حاضر در جلسه از اهمیت بالایی برخوردار است.
پذیرایی جلسات اداری
پذیرایی در جلسات مختلف به ویژه جلسات رسمی، همیشه جزء دغدغه‌های مدیران است. نحوه پذیرایی از مهمانان حاضر در جلسه نیز جزء همان مواردی است که آداب مخصوص به خود را دارد. در ادامه به طور مفصل به ارائه توضیحاتی پیرامون این موضوع خواهیم پرداخت.
- سعی کنید هرچیزی که برای پذیرایی از مهمانان لازم است را پیش از حضور آن‌ها آماده کرده و روی میز قرار دهید. البته این گزینه فقط شامل مواردی می‌شود که در تمام طول جلسه به آن‌ها نیاز باشد؛ مانند آب، دستمال کاغذی و موارد این چنینی. یعنی بهتر است که هر ماده خوراکی در زمان خاص خودش جهت پذیرایی به اتاق آورده شوند.
- برای سرو نوشیدنی بهتر است که هر دو نوع نوشیدنی گرم مانند چای و قهوه و نوشیدنی سرد مثل آب، آبمیوه، شربت و... را تدارک ببینید.
- برای پذیرایی با نوشیدنی از مهمان‌ها درباره آنچه که میل دارند، سوال کنید. آیتم‌های موجود را اعلام کرده و بگذارید که شخصا نوشیدنی‌شان را انتخاب کند.
- ترتیب آیتم‌های پذیرایی را از پیش برنامه‌ریزی کنید. بدانید که هرکدام از مواردی که برای پذیرایی تدارک دیده‌اید، در چه زمانی باید سرو شوند.
- اگر برای پذیرایی از کیک استفاده می‌کنید، بشقاب سرو، کارد و چنگال را فراموش نکنید.
- برای جلوگیری از تعدد رفت و آمد افراد در طول جلسات، بهتر است که پذیرایی از افراد یک بار در ابتدا و یک بار در انتهای جلسه انجام گیرد.
- بهتر است برای پذیرایی از میوه‌هایی استفاده کنید که پوست کندن و میل کردن آن‌ها راحت باشد.
- اگر از میوه‌هایی مانند انار یا آناناس استفاده می‌کنید، باید قبل از شروع جلسه این میوه‌ها را آماده کرده باشید. انار را به صورت دانه شده، و آناناس را به صورت تکه‌های برش خورده سرو کنید.
- به تمیز بودن ظروف دقت کنید. پیش از شروع جلسه، از تمیز بودن تک تک ظروف مورد استفاده برای پذیرایی اطمینان حاصل کنید.
- در طول جلسه، هنگام صرف غذا یا خوراکی‌های دیگر، از مهمانان بپرسید که به چیزی نیاز دارند یا نه.
- اگر جلسه شما در هنگام عصر برگزار می‌شود، می‌توانید برای پذیرایی از انواع فینگر فودها هم استفاده کنید.
- برای پذیرایی با میوه، حتما بشقاب میوه‌خوری به همراه کارد و چنگال آماده کنید.
- می‌توانید یک ظرف شکلات روی میز کار خودتان قرار داده و برای استقبال از مهمان‌ها هنگام ورود آن‌ها استفاده کنید.
- در صورت امکان بهتر است که ظروف پذیرایی همرنگ و از یک برند باشند.
بهترین روش پذیرایی در جلسات اداری
به طور معمول، چای، شربت، میوه و شیرینی متداول‌ترین آیتم‌ها برای پذیرایی در جلسات اداری هستند. گاهی ممکن است جلسه مهم، رسمی و شامل مهمانان خاص باشد، در این صورت بهتر است که طی یک وعده غذایی (معمولا ناهار) از آن‌ها پذیرایی شود. در این شرایط توصیه می‌شود که یک رستوران در نزدیکی محل برگزاری جلسه پیدا و از پیش برای رزرو میز با رستوران هماهنگ کنید. همچنین در صورت تمایل می‌توان در همان سالن و بعد از اتمام جلسه، ناهار را صرف کرد.
پذیرایی از مهمانان ویژه با استفاده از پک‌های پذیرایی آماده
برخی اوقات امکان تدارک دیدن ناهار برای مدیر جلسه وجود ندارد و از طرفی هم پذیرایی مختصر با میوه و چای، درخور مهمانان نخواهد بود. در چنین موقعیتی می‌توانید به سراغ سفارش پک‌های آماده پذیرایی بروید. برای انجام این کار فقط کافی است که آیتم‌های مورد نظر برای قرار گرفتن در پک‌های ویژه پذیرایی را انتخاب کنید. سپس محل و زمان برگزاری جلسه را تعیین نمایید تا بسته بندی های آماده پذیرایی، به تعداد مهمانان شما آماده شده و در زمان و مکان مقرر به شما تحویل داده شود.
برای خرید پک پذیرایی پکتو کلیک کنید.
شما می‌توانید انواع میوه، شیرینی مناسب جلسات اداری، کیک و شکلات، آبمیوه و انواع خوراکی های اداری را برای پذیرایی از مهمانان شرکت کننده در جلسه انتخاب کنید.
همانطور که بیان کردیم، هرکدام از جزئیات بdرگزاری جلسات اداری و رسمی، هرچند کوچک هم که باشند، آداب و قواعد ویژه‌ای دارند. اینکه شما بلد باشید با مهمان‌ها چگونه رفتار کنید، آشنایی با نحوه درست استقبال و بدرقه مهمان‌ها، پذیرایی از آن‌ها، معاشرت با هر یک، شیوه لباس پوشیدن در جلسات اداری و به طور کلی بلد بودن آداب برگزاری جلسات رسمی، ارزش‌های شخصیتی شما را بالا خواهد برد. اگر تا به حال مهمان رسمی نداشته‌اید و قرار است از این بعد این موضوع را تجربه کنید، بهتر است از پیش درباره آداب برگزاری و پذیرایی در جلسات اداری مطالعه کنید.
دیدگاه شما